Google Docs a Workspace sú skvelé na písanie — no na plnohodnotný elektronický podpis s auditnou stopou nestačia. Kresba vložená priamo do dokumentu je len obrázok. Ukážeme vám, ako dokument z Google Docs podpísať tak, aby obstál.
Postup v štyroch krokoch
1. Pripravte dokument v Google Docs
Dokument napíšete a doladíte ako zvyčajne v Google Docs alebo Workspace. Podpisové polia zatiaľ neriešite.
2. Stiahnite ho ako PDF alebo Word
Cez Súbor → Stiahnuť zvolíte PDF (alebo Word). Toto je verzia, ktorú budete podpisovať — s naviazaným podpisom a stopou.
3. Nahrajte do podpisového nástroja
Stiahnutý súbor nahráte do nástroja na elektronický podpis, napríklad Signatorio. Pridáte podpisové polia a podpisujúcich.
4. Podpíšte a rozpošlite
Podpíšete sami alebo pošlete druhej strane cez odkaz. Podpísaný dokument sa uloží s auditnou stopou — a môžete si ho vrátiť späť do svojho Disku.
Postup je rovnaký pre Word aj iné editory — kľúčom je podpísať finálne PDF v nástroji, ktorý vedie auditnú stopu.
Prečo nepodpisovať priamo v Google Docs
Keď do dokumentu vložíte kresbu podpisu, je to len grafika bez naviazania na obsah. Ktokoľvek môže dokument potom upraviť a nik to nezistí. Pri spore taký „podpis" neobstojí. Preto sa finálna verzia podpisuje v nástroji, ktorý podpis naviaže na obsah a zaznamená priebeh.
Tip na záver
Podpísaný dokument si uložte späť do Google Disku k pôvodnému súboru — budete mať pôvodný editovateľný dokument aj finálnu podpísanú verziu s dôkaznou stopou pekne na jednom mieste.
Najčastejšie otázky
Dá sa podpísať dokument priamo v Google Docs?
Google Docs nemá plnohodnotný elektronický podpis s auditnou stopou. Dokument exportujete ako PDF a podpíšete v nástroji na elektronický podpis, napríklad v Signatorio.
Prečo nestačí nakresliť podpis priamo v Google Docs?
Kresba v dokumente je len obrázok — nie je naviazaná na obsah a nemá auditnú stopu. Pri spore má slabú dôkaznú hodnotu.
Ako podpíšem dokument z Google Workspace?
Stiahnete ho ako PDF alebo Word, nahráte do podpisového nástroja a podpíšete cez odkaz. Druhú stranu pozvete e-mailom.
Môžem Signatorio vyskúšať zadarmo?
Áno. Účet vytvoríte za pár minút a bez kreditnej karty.